Przetwarzane przez nas dane osobowe, które dotyczą Ciebie, pochodzą z różnych źródeł:

• Od Ciebie i Twojej organizacji (jeśli jesteś klientem B2B lub potencjalnym klientem), kiedy zamawiasz nasze usługi lub z nich korzystasz, kiedy wypełniasz formularz, bierzesz udział w ankiecie lub konkursie  lub wchodzisz z nami w interakcję w inny sposób.

• Od stron trzecich, takich jak publiczne rejestry adresów, a także partnerzy w zakresie instalacji i marketingu, przedsiębiorstwa energetyczne oraz inni dostawcy danych.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w określonych z góry celach na podstawie umowy, zgody, obowiązku prawnego lub prawnie uzasadnionego interesu. Dane ze źródeł online i offline mogą być łączone w niniejszych celach. Cele przetwarzania są następujące:

Świadczenie usług i obsługa klienta:

Przetwarzamy Twoje dane osobowe, aby zawierać umowy, realizować zamówienia, dostarczać usługi, zapewniać obsługę klienta oraz zarządzać płatnościami, umowami i transakcjami.

Dane potrzebne do realizacji usług różnią się w zależności od danej usługi. Przykładowo umowy na dostawę energii elektrycznej wymagają od nas uzyskania danych zużycia energii. Nasza obsługa klienta zajmuje się Twoimi zgłoszeniami i wiadomościami, aby obsługiwać Ciebie lub Twoją organizację. Obsługa klienta może również zaoferować Ci optymalny rodzaj umowy lub usługi w oparciu o informacje, które posiadamy na Twój temat. W sprawach związanych z umową możemy się z Tobą komunikować telefonicznie, listownie, pocztą elektroniczną, SMSem, za pośrednictwem czatu, zautomatyzowanych połączeń telefonicznych lub innych kanałów cyfrowych, w tym mediów społecznościowych. 

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych dla potrzeb świadczenia usług i obsługi klienta jest zwykle art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli konieczność przetwarzania danych na potrzeby umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy. Inną podstawą przetwarzania może być art. 6 ust. 1 lit f RODO, czyli nasz prawnie uzasadniony interes w postaci m.in. nawiązywania i utrzymywania kontaktów. Gdy wymaga tego prawo, możemy także poprosić o Twoją zgodę.

Komunikacja w celach sprzedaży i marketingu oraz komunikacja z interesariuszami:

Możemy skontaktować się z Tobą w celach marketingowych, nawet jeśli nie jesteś naszym klientem. W przypadkach, w których wymagają tego przepisy prawa, poprosimy o Twoją zgodę na kontakt, natomiast w innych sytuacjach podstawą prawną kontaktu jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit f RODO). Bez Twojej zgody możemy wysyłać zautomatyzowane elektroniczne wiadomości dotyczące Twojej relacji umownej z nami, a także korzystać z tradycyjnych kanałów marketingowych (np. poczta, kontakt bezpośredni). 

Możemy przetwarzać Twoje dane osobowe także w związku z Twoim udziałem w loteriach i konkursach.

Oprócz prowadzenia działań marketingowych i sprzedażowych we własnym zakresie, korzystamy z także ze wsparcia partnerów, którzy mogą kontaktować się z Tobą w sprawie usług w oparciu o własne listy klientów lub sprzedawać nasze usługi w swoich placówkach.

Poniżej możesz przeczytać więcej na temat różnych rodzajów marketingu.

• Marketing kliencki to elektroniczny, zautomatyzowany marketing, który jest wysyłany bez zgody do aktualnych klientów biznesowych w tych krajach, w których taka praktyka jest dozwolona. W krajach takich jak Polska na wysyłanie do Ciebie informacji handlowych uzyskujemy odrębną zgodę.
  
  Naszym klientom biznesowym (pracownikom firm będących naszymi aktualnymi lub potencjalnymi klientami, partnerami biznesowymi, innymi interesariuszami) przesyłamy oferty i informacje o naszych usługach, wydarzeniach promocyjnych i usługach, które są istotne z punktu widzenia pełnionej przez nich roli zawodowej. Przesyłamy te komunikaty na adres służbowy, który otrzymaliśmy od klienta, jego organizacji lub z publicznego źródła.
  

• Tradycyjne kanały komunikacji marketingowej: W celu skontaktowania się z Tobą w sprawie naszych produktów lub usług i produktów lub usług naszych partnerów możemy skorzystać z tradycyjnych kanałów komunikacji marketingowej, chyba że zgłosiłaś/eś sprzeciw wobec użycia swoich danych kontaktowych w tym celu.
  

• Relacje z interesariuszami: Zarządzamy relacjami z interesariuszami poprzez komunikowanie istotnych zagadnień oraz promowanie organizowanych przez nas wydarzeń. Komunikaty przesyłane są bezpośrednio pocztą elektroniczną na adresy kontaktowe otrzymane od interesariuszy lub ich organizacji.

Rozwój usługi:

Przetwarzamy dane osobowe, żeby móc doskonalić i tworzyć lepsze usługi dla naszych klientów, wspierać proces podejmowania decyzji biznesowych oraz uwzględniać informacje zwrotne od klientów oraz ich potrzeby. Podstawą przetwarzania danych dla celów rozwoju  usług jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Cele te realizujemy przykładowo poprzez gromadzenie informacji zwrotnych bezpośrednio od użytkowników z wykorzystaniem sondaży, wywiadów, kwestionariuszy i innych form badania rynku oraz przez testowanie nowych funkcji systemów informatycznych z użyciem tymczasowych przykładowych danych gromadzonych podczas zwykłego korzystania z usług. 

Przetwarzanie danych w celu rozwoju naszych produktów i usług odbywa się w zakresie, w jakim jest to możliwe, z wykorzystaniem danych poddanych pseudonimizacji. W przypadku, gdy rzeczywiste dane kontaktowe klienta są zbierane w związku z badaniem opinii lub gdy przeprowadzamy osobiście wywiad z klientem, możemy poinformować Cię odrębnie o szczególnym wykorzystaniu Twoich danych kontaktowych w związku z tym konkretnym badaniem lub wywiadem. 

W ramach analityki agregujemy duże ilości danych dotyczących korzystania z usług w celu tworzenia modeli statystycznych, raportów, prognoz i analiz trendów, aby wesprzeć proces podejmowania decyzji biznesowych; tworzymy analizy dotyczące działania danej usługi lub funkcji; obliczamy wartości segmentów klienckich, które są wykorzystywane do zwiększenia naszej sprzedaży i poprawy komunikacji marketingowej.

Obowiązki prawne:

Przetwarzamy dane osobowe w celu przestrzegania obowiązujących nas wymogów wynikających z przepisów prawa, na przykład zasad rachunkowości i przepisów podatkowych, a także ustawodawstwa dotyczącego przeciwdziałania praniu pieniędzy i sygnalizowania nieprawidłowości (whistleblowing). Wówczas podstawą prawną przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Ochrona praw i gwarantowanie bezpieczeństwa naszych usług i klientów:

Wykorzystujemy dane osobowe w celu zapewnienia ochrony i bezpieczeństwa naszych informacji, obiektów, produktów, usług, klientów i personelu. Przetwarzamy dane osobowe do celów obrony przed roszczeniami, dochodzenia wierzytelności, bezpieczeństwa informacji oraz zapobiegania oszustwom i niewłaściwemu postępowaniu. Wszystkie te cele realizujemy na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W przypadku, gdy będziemy korzystać z systemu zautomatyzowanego podejmowania decyzji i będzie to wywoływało wobec Ciebie skutki prawne lub inne istotne skutki, poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem. Jeśli przepisy prawa nie upoważniają nas do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, a jest ono niezbędne do realizacji lub zawarcia z nami umowy, poprosimy o Twoją zgodę.

Możesz zawsze wyrazić swoją opinię lub sprzeciwić się decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu informacji, a także zażądać podjęcia zamiast tego decyzji indywidualnej, kontaktując się z odpowiednim działem obsługi klienta.

Voltiva usuwa lub anonimizuje dane osobowe, gdy nie są już dłużej potrzebne do określonych celów. 

Harmonogram okresów przechowywania - klienci biznesowi:

• Podstawowe dane klienta (nazwa, dane kontaktowe, faktury, dane dotyczące zużycia
  zawierające dane osobiste (np. poszczególnych mieszkańców w spółdzielniach mieszkaniowych) - 5 lat od zakończenia relacji
  

• Dane potrzebne do dochodzenia roszczeń i obrony przed nimi np. dane z umów,
  szczegóły transakcji - zgodnie z krajowymi okresami przedawnienia roszczeń. UWAGA: w przypadku roszczeń w toku, dane są przechowywane do czasu, aż nie są już potrzebne w toczących się postępowaniach.
  

• Preferencje dot. komunikacji marketingowej oraz dane kontaktowe w celach marketingu: dane kontaktowe mogą być wykorzystywane w celach marketingu do momentu zgłoszenia sprzeciwu lub wycofania zgody marketingowej oraz usunięte, chyba że są potrzebne do realizacji innych celów przetwarzania, co do których istnieje odrębna podstawa prawna; preferencje dot. komunikacji marketingowej, np. informacje o sprzeciwie/wycofaniu zgody marketingowej, są przechowywane przez 6 lat od zakończenia relacji.
  

Dostęp do Twoich danych osobowych mogą posiadać nasi podwykonawcy zajmujący się przetwarzaniem danych lub inne strony trzecie, jak opisano poniżej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

Podmioty przetwarzające dane – korzystamy z usług podwykonawców przetwarzających dane w celu świadczenia nam usług. Tacy podwykonawcy mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych i przetwarzać je w naszym imieniu. Zapewniamy, że przetwarzanie danych osobowych przez naszych podwykonawców odbywa się zgodnie z niniejszą polityką poprzez odpowiednie ustalenia umowne. Do typowych dostawców usług przetwarzających dane osobowe należą na przykład partnerzy w zakresie sprzedaży i obsługi klienta, partnerzy w zakresie płatności i fakturowania oraz dostawcy oprogramowania i usług IT.

Odrębni administratorzy danych – w stosownych przypadkach możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym administratorom danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, naszą umowę z Tobą lub nasze zobowiązania prawne, w tym naszym partnerom handlowym.

Poniżej przedstawiono przykłady udostępniania danych partnerom handlowym:

• Jeśli zakupiłeś/zakupiłaś nasze usługi od partnera handlowego, często musimy udostępnić dane na Twój temat w ramach zarządzania tą relacją i Twoim zakupem, na przykład w celu zidentyfikowania Twojego zamówienia i przekazania przez nas płatności partnerowi.
  

• Gdy kupujesz usługę lub produkt naszego partnera handlowego za naszym pośrednictwem, umowę w tym przedmiocie zawierasz z partnerem handlowym sprzedającym dany produkt lub usługę, a my przekazujemy Twoje dane osobowe w celu zrealizowania usługi dla Ciebie.
  

• Podczas dostarczania produktu lub usługi, które zamówiłeś/zamówiłaś, możemy przekazać Twoje dane kontaktowe partnerowi w zakresie usług pocztowych lub partnerowi w zakresie instalacji w celu realizacji usługi.
  

Fuzje i przejęcia – jeśli podejmiemy decyzję o sprzedaży naszego przedsiębiorstwa, połączeniu go z innym lub innego rodzaju restrukturyzacji, może to wiązać się z udostępnieniem Twoich danych osobowych potencjalnym lub faktycznym nabywcom oraz ich doradcom. 

Organy władzy, postępowania prawne, przepisy prawa – udostępniamy Twoje dane osobowe właściwym organom, takim jak policja, w zakresie wymaganym przez prawo. Możemy także ujawnić Twoje dane osobowe w związku z postępowaniem prawnym, nakazem sądu, procesem sądowym lub postępowaniem prowadzonym przez organ władzy, lub w inny sposób wymagany lub dozwolony przez prawo. 

Voltiva to polska spółka świadcząca usługi m.in. dla Partnera Biznesowego będącego z kolei częścią globalnej spółki, która posiada oddziały, procesy biznesowe, struktury zarządzania oraz systemy techniczne i informatyczne, które przekraczają granice państwowe. Oznacza to, że Twoje dane mogą być przekazywane do krajów innych niż ten, w którym się znajdujesz, w tym również poza Europejski Obszar Gospodarczy. Nasz Partner Biznesowy polega na odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i ramy ochrony danych UE-USA lub standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską, aby chronić Twoje dane. 

W celu ochrony Twoich danych przed utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa o charakterze organizacyjnym i technicznym. Angażujemy naszych pracowników w kwestie prywatności i bezpieczeństwa poprzez prowadzenie programów uświadamiających w tym zakresie. Gdy zawieramy umowy z dostawcami zewnętrznymi na dostawę usług, które mogą dać im dostęp do Twoich danych osobowych, wymagamy od nich w ramach umowy, by dysponowali podobnymi mechanizmami kontroli bezpieczeństwa.

Nasze strony internetowe nie gromadzą danych z Twoich urządzeń za pomocą plików cookies i innych podobnych technologii. Nasze strony internetowe i aplikacje nie wykorzystują  plików cookies i podobnych technologii wprowadzone przez strony trzecie.

Poniżej możesz zapoznać się ze swoimi prawami w związku z przetwarzaniem przez nas Twoich danych osobowych. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Twoich praw lub chcesz z tych praw skorzystać, prosimy o skorzystanie z formularza kontaktowego, ewentualnie skontaktowanie się z naszą obsługą klienta.

• Prawo dostępu do danych osobowych – masz prawo do informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do zażądania ich kopii.
  

• Prawo do poprawiania danych osobowych – możesz zażądać korekty informacji na Twój temat, jeśli nie są poprawne lub wymagają aktualizacji.
  

• Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać i ponownie wykorzystać dane osobowe, które nam podałeś/podałaś. W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania była umowa lub zgoda, możemy przekazać wybrany zbiór danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego Tobie lub wskazanemu przez Ciebie odbiorcy.
  

• Prawo do usunięcia danych – usuniemy dane na Twoje żądanie, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 RODO, a dane te nie są już nam potrzebne do realizacji naszych zgodnych z prawem celów.
  

• Prawo do wycofania zgody – jeśli wyraziłeś/wyraziłaś zgodę na przetwarzanie danych, zawsze masz prawo do wycofania swojej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
  

• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania – masz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, gdy robimy to w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, np. w celu rozwoju naszych produktów i usług oraz w innych celach wyjaśnionych powyżej w punkcie 3 i 6. Możemy nie uwzględnić Twojego wniosku, jeśli za kontynuowaniem przetwarzania przemawiają ważne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania po naszej stronie. Jeżeli jednak Twoje dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, to Twój sprzeciw zawsze będzie skuteczny.
  

• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – w niektórych okolicznościach masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych osobowych lub gdy mu nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

• Rezygnacja z elektronicznej komunikacji marketingowej i badań satysfakcji – jeśli nie chcesz już od nas otrzymywać wiadomości marketingowych, możesz w każdej chwili z nich zrezygnować. Najłatwiej zrobić to poprzez kliknięcie na link na końcu wiadomości.

• Rezygnacja z marketingu telefonicznego i korespondencyjnego – jeśli nie chcesz już od nas otrzymywać połączeń telefonicznych ani korespondencji pocztowej w celach marketingowych, możesz skontaktować się z naszym działem obsługi klienta lub poinformować o tym przedstawicieli działu obsługi klienta podczas rozmowy telefonicznej. Dodatkowo możesz skorzystać z formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej.

W określonych okolicznościach powyższe prawa mogą podlegać ograniczeniom i wyjątkom Jeśli nie podejmiemy działania zgodnie z Twoim zgłoszeniem, poinformujemy Cię o powodach. Jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany naszą odpowiedzią lub sposobem postępowania z danymi osobowymi, należy się z nami skontaktować za pomocą formularza kontaktowego znajdującego się na stronie internetowej. Alternatywnie możesz skontaktować się z naszą obsługą klienta.

Jeśli nie jesteś zadowolony z naszego sposobu przetwarzania danych możesz wnieść skargę do organu ochrony danych osobowych. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Voltiva zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Ewentualne zmiany w Polityce prywatności zostaną ogłoszone na naszej stronie internetowej lub poprzez bezpośrednie przekazanie informacji do Ciebie.

Voltiva wyznaczyła Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszym punkcie.

Administratorem danych, który jest odpowiedzialny za Twoje dane, jest zazwyczaj spółka Voltiva, z którą łączy Cię umowa lub inna interakcja. 

Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Voltiva Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Władysława Trylinskiego 2, 10-683 Olsztyn; KRS: 0000869161.

Dalsze pytania i uwagi dotyczące ochrony Twojej prywatności można kierować do naszego dedykowanego zespołu odpowiedzialnego za ochronę prywatności za pomocą formularza kontaktowego lub pisemnie na następujące adresy:

Voltiva Sp. z o.o.
Zespół ds. Prywatności
ul. Władysława Trylińskiego 2
10-683 Olsztyn

Na naszej Stronie mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików cookies:

• Niezbędne pliki cookies - są konieczne do prawidłowego funkcjonowania Strony i wtyczki Bitrix24. Bez nich niektóre funkcje, takie jak czat czy formularze kontaktowe, mogą być niedostępne.

• Analityczne pliki cookies - pomagają nam zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają ze Strony, co pozwala na jej optymalizację.

• Funkcjonalne pliki cookies - umożliwiają zapamiętywanie Twoich preferencji i ustawień, aby korzystanie ze Strony było bardziej komfortowe.

Wtyczka Bitrix24 wykorzystuje pliki cookies oraz przetwarza dane osobowe w celu zapewnienia prawidłowego działania funkcji, takich jak:

• obsługa formularzy kontaktowych,
  

• czat online,
  

• integracja z systemem CRM.
  

Dane zbierane za pomocą wtyczki Bitrix24 mogą obejmować:

• Imię (obowiązkowe)
  

• NIP firmy (dobrowolne),
  

• Numer telefonu (dobrowolne),
  

• Adres e-mail (dobrowolne),
  

• Nazwa firmy (dobrowolne),
  

• Informacje techniczne, takie jak adres IP, typ przeglądarki, czas wizyty na Stronie.
  

Podstawa prawna przetwarzania danych:

• Zgoda użytkownika – (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – dotyczy danych podawanych dobrowolnie (NIP, telefon, e-mail, nazwa firmy).
  

• Prawnie uzasadniony interes - (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – dotyczy danych technicznych (np. adres IP) oraz niezbędnych plików cookies, które są niezbędne do świadczenia usług.
  

Dane osobowe zbierane za pomocą wtyczki Bitrix24 są przetwarzane w celu:

• umożliwienia komunikacji z użytkownikiem za pomocą czatu,
  

• obsługi zgłoszeń i zapytania użytkowników,
  

• optymalizacji działania Strony i usług,
  

• analizy statystycznej ruchu na Stronie.
  

Dane osobowe mogą być udostępniane:

• Bitrix24 – jako dostawcy wtyczki, który przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności.
  Podmiotom uprawnionym na podstawie prawa – jeśli istnieje taki obowiązek.
  

• Podmiotom uprawnionym na podstawie prawa - jeśli istnieje taki obowiązek.
  

• Dane osobowe – (imię, NIP, telefon, e-mail, nazwa firmy) są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, lub do momentu cofnięcia zgody przez użytkownika.
  

• Pliki cookies - są przechowywane przez okres określony w ustawieniach przeglądarki lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika.
  

Przysługują Ci następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

• Prawo dostępu do swoich danych,
  

• Prawo sprostowania danych,
  

• Prawo usunięcia  danych („prawo do bycia zapomnianym”),
  

• Prawo ograniczenia przetwarzania danych,
  

• Prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie,
  

• Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  

Możesz zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Masz możliwość:

• akceptowania wszystkich plików cookies,
  

• blokowania wybranych plików cookies,
  

• usuwania już zapisanych plików cookies.
  

Pamiętaj, że ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na funkcjonalność Strony i działanie wtyczki Bitrix24.

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie.

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki Cookies i Przetwarzania Danych Osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: kontakt@voltiva.pl.

• Informacja o dobrowolności podania danych: Użytkownik jest informowany, że podanie danych osobowych (z wyjątkiem imienia) jest dobrowolne, ale może być niezbędne do pełnego skorzystania z funkcjonalności czatu.
  

• Link do polityki prywatności Bitrix24: Warto dodać link do polityki prywatności Bitrix24, aby użytkownik mógł zapoznać się z zasadami przetwarzania danych przez dostawcę wtyczki.